Rooster maken, gratis en binnen de wet

Een rooster maken is twee puzzels tegelijk: elke dienst moet bezet zijn, en elke medewerker moet ongeveer zijn contracturen halen zonder over een wettelijke grens te gaan. De roostermaker lost ze in een vaste volgorde op, zodat je kunt nagaan waarom iemand op een dag staat.

Eerst krijgt elke dienst op elke dag één persoon, en pas daarna een tweede. De dagen waarop de minste mensen beschikbaar zijn, gaan voor. Binnen een dienst wint wie het verst achterloopt op zijn contracturen. Staan twee mensen gelijk, dan gaat de dienst naar wie deze dienst het minst heeft gedraaid, en in het weekend naar wie de minste weekenddagen heeft. Zo draaien de avonden en de zaterdagen rond zonder dat je dat apart hoeft in te stellen.

Hij probeert 24 volgordes en houdt het rooster dat de meeste diensten bezet en de uren het eerlijkst verdeelt. "Andere versie" begint met andere volgordes en geeft een rooster dat net zo goed aan de regels voldoet, maar anders verdeeld is.

Contracturen zijn een plafond. Is je team te klein voor de diensten die je opgeeft, dan blijft een dienst open in de rij "Nog open" in plaats van dat iemand overuren krijgt. Dat is het eerlijke antwoord op de vraag of je genoeg mensen hebt. Hoe groot de marge moet zijn als er iemand ziek of op vakantie is, rekent de verlofcapaciteit per teamgrootte uit.

Een roostermaker die alleen naar de 11 uur rust tussen twee diensten kijkt, levert roosters op die toch niet mogen: zeven dagen op rij zonder 36 uur aaneen vrij, of een ochtenddienst na een nacht die om 03:00 eindigde. Deze roostermaker zet een dienst alleen neer als alle regels in de tabel hieronder daarna nog kloppen, voor die medewerker over het hele rooster, vooruit en terug.

Op twee punten is hij strenger dan de wet. Hij kort de dagelijkse rust nooit in tot 8 uur, en hij gebruikt niet de mogelijkheid om de wekelijkse rust over twee weken te verdelen. Een rooster uit de roostermaker mag dus altijd, maar niet elk rooster dat mag, komt eruit. Wijzig je zelf een vakje, dan toetst de pagina het rooster opnieuw en kleurt een dienst rood als hij een regel breekt.

De gemiddelden over 4 en 16 weken, zwangerschap, oproepkrachten en de afwijkingen die jouw cao toestaat, zitten in de Arbeidstijdenwet-roostercheck. De knop "Wetcheck" bij elke medewerker opent die check met de diensten van die medewerker al ingevuld. De wettekst zelf staat op wetten.overheid.nl.

Er bestaat in Nederland geen wettelijk recht op een vrije dag op een feestdag. Rijksoverheid zegt het letterlijk: geen wet legt vast dat bepaalde feestdagen vrije dagen zijn voor werknemers. Of je team vrij is op Tweede Paasdag of Koningsdag, volgt uit de cao of de arbeidsovereenkomst. Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag zijn bij veel werkgevers gewone werkdagen.

De roostermaker kent de officiële feestdagen en zet ze boven de kolom. Vink "Dicht op feestdagen" aan als je zaak dan gesloten is; die dagen krijgen dan geen diensten en tellen niet mee in de bezetting. Ben je wel open, dan blijft het een gewone dag met een markering, zodat je ziet waar een toeslag uit je cao kan gelden. Alle data per jaar staan bij de Nederlandse feestdagen.

Voor een klein team met vaste diensten die elke week hetzelfde zijn, volstaat een spreadsheet. Ons roostertemplate voor Excel is daarvoor gemaakt. Excel rekent alleen niet na of er genoeg rust tussen twee diensten zit, en het verdeelt niets: elke ruil is handwerk.

De roostermaker zit ertussenin. Hij maakt het eerste rooster, laat je elk vakje zelf aanpassen en geeft het daarna terug als CSV-bestand. Dat opent in Excel en Google Sheets zonder importstap, met een kolom per dag en de uren per persoon tegen het contract. Printen of opslaan als PDF gaat per week op één pagina.

Een rooster maak je om het te delen. Elke medewerker krijgt met de knop "Agenda" een eigen agendabestand met alleen zijn diensten, dat in Google Agenda, Outlook en de agenda op een iPhone opent. De link onder het rooster bevat het hele rooster; wie hem opent, ziet hetzelfde rooster en kan verder schuiven. Er gaat niets naar een server.

Deel het op tijd. Zonder andere afspraak in de cao of met de werknemer maak je de werktijden minstens 28 dagen vooraf bekend (art. 4:2). Een oproepkracht roep je minstens 4 dagen van tevoren op (art. 7:628a BW). De roostermaker begint daarom standaard bij de eerstvolgende maandag, maar wie voor over vier weken plant, kiest die week als startweek.

Deze roostermaker maakt een rooster in één keer. In Soon plan je week na week met hetzelfde team: je stelt minimale rust tussen diensten in als regel, legt per dag vast hoeveel mensen je nodig hebt, en auto-fill plant daar omheen. Medewerkers geven hun beschikbaarheid op en zien wijzigingen meteen.

Andere grenzen uit deze pagina noemen we niet als iets wat Soon al afdwingt. Wat automatisch roosteren doet, staat op de productpagina; wat het kost, bij de prijzen.